Tietosuojakäytäntö

Me Kojalla arvostamme palveluidemme käyttäjien yksityisyyttä ja haluamme tarjota sujuvan ja turvallisen käyttökokemuksen. Alta voit tutustua tarkemmin tietosuojakäytäntöihimme.
 

Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä (cookies). Ne ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat laitteellesi helpottamaan sivuston käyttöä.

Sivustolla on käytössä Google Analytics, joka kerää anonyymia kävijätilastoa joka perustuu selaimesi ja nettiyhteytesi välittämiin puhtaasti teknisiin tietoihin. Näistä tiedoista emme saa tietää henkilökohtaisia tietoja.
Lue lisätietoja Analyticsin evästeistä ja tietosuojasta »

Future^® S Mitoitusohjelma kerää ohjelmaan syötetyt tiedot (projektin nimi, käsittelijän nimi ja tehdyt valinnat), teknisen tulosteen sekä istunnon tekniset tiedot kuten ip-osoite, käytetty selain ja päivämäärä. Tietojen avulla esimerkiksi kehitämme tuotteitamme ja ohjelmiamme asiakaskokemuksen parantamiseksi, laskemme kävijämääriä ja ilmoitamme uusista ominaisuuksista. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointitarkoituksiin. Käyttämällä Future^® S Mitoitusohjelmaa hyväksyt ohjelmasta kerättävien tietojen käyttämisen.

Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit estää ne selaimesi asetusten kautta. Huomaa kuitenkin, että sivuston kaikki toiminnallisuudet ei välttämättä ole silloin käytössä.

Rekisteriselosteet

Asiakas- yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Koja-Yhtiöt Oy 
Y-tunnus: 0728262-9
Osoite: Lentokentänkatu 7, 33900 Tampere
Puhelin: +358 3 2825 111 
Sähköposti: tietosuoja(at)koja.fi

Selostetta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn Koja-Yhtiöt Oy -konsernissa, johon kuuluvat emoyhtiö Koja-Yhtiöt Oy, Koja Oy tytäryhtiöineen sekä Chiller Oy -konserni.

Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoitaminen
• asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
• yhteistyökumppaneiden (toimittajat, alihankkijat) henkilötietojen käsittely
• verkkosivukävijöiden tietojen käsittely verkkosivujen toiminnallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi
• henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi
• uutiskirjeiden, sähköisten tiedotteiden ja sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen
• muut vastaavat rekisterinpitäjän liiketoimintaan liittyvät käyttötarkoitukset

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän lakisääteisiä velvoitteita ovat esimerkiksi laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvä henkilötietojen käsittely. 

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan siirtää ja käsitellä konserniyhtiöiden välillä sisäisistä hallinnollisista syistä (kuten asiakassuhteen hoitaminen ja markkinointi) johtuen oikeutetun edun perusteella.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia voidaan lähettää sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Kun rekisteröityä pyydetään antamaan suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin, hänelle kerrotaan samalla, että suostumuksen peruuttaminen on mahdollista helposti ja milloin tahansa. Lisäksi soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sähköistä suoramarkkinointia voidaan lähettää myös sellaisille vastaanottajille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin. Suostumuksen suoramarkkinointiin voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

• Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
• Rekisterinpitäjän alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja yhteyshenkilöistä
• Potentiaalisista asiakkaista sekä näiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
• Muista yhteistyökumppaneista sekä näiden edustajista ja yhteyshenkilöistä

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin edellä mainitun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö ja asema
• Tilaustiedot, sopimus- ja tarjoustiedot, lasku- ja maksutiedot
• Asiakaspalautteet ja yhteydenottotiedot
• Asiakas- tai yhteistyösuhteeseen perustuvat tiedot, kuten kontaktihistoria, palaute ja seurantatiedot
• Rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:

• Suoraan rekisteröidyltä itseltään
• Julkisista / yleisesti saatavilla olevista lähetistä (kuten internet ja kaupparekisteri)
• Rekisteröidyn työnantajan tai muun rekisterinpitäjään asiakas-, liike-, yhteistyö- tai sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta
• Yritystietorekistereistä tarkistetaan yrityksiä koskevia tietoja liiketoiminnan yhteydessä, jotka raportit saattavat sisältää tietoja myös yritysten edustajista
• Verkkosivuilla kerätään vain asiakkaan/yhteistyökumppanin itse antamaa tietoa. Tallennettavat tiedot ilmenevät verkkolomakkeista.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja voidaan siirtää ja käsitellä konserniyhtiöiden välillä sisäisistä hallinnollisista syistä (kuten asiakassuhteen hoitaminen ja markkinointi) johtuen oikeutetun edun perusteella.

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi mikäli viranomaiset lainmukaisesti niin edellyttävät tai pakottavan lainsäädännön niin vaatiessa tai milloin on tarpeellista rekisterinpitäjän tarjotessa tai hankkiessa palveluita ja tuotteita.

Lisäksi rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta tietojenkäsittelysopimuksen ja rekisterinpitäjän kirjallisten ohjeiden perusteella.

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.

Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan aina soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-järjestelmämme osin ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan tai siirretään.

Säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Henkilötiedot ovat muuttuneet tarpeettomiksi esimerkiksi silloin, kun suhde asiakas-, liike-, yhteistyö- tai sopimussuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, paitsi milloin lainsäädäntö vaatii henkilötiedot säilyttämään.

Poistamme henkilötiedot myös, mikäli rekisteröity niin pyytää eikä rekisterinpitäjällä ole lakisääteistä oikeutta tai velvollisuutta käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Henkilöllä, jonka henkilötietoja rekisterinpitäjä käsittelee, on oikeus saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.

Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot rekisteröidylle pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden kuluessa tietopyynnöstä.

Oikeus tietojen korjaamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien epätäsmällisten tai virheellisten tietojen korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia henkilötietoja, jos rekisterinpitäjällä ei ole enää laillista perustetta käsitellä hänen tietojaan.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, jos rekisterinpitäjällä ei ole enää laillista perustetta säilyttää hänen tietojaan.

Rekisterinpitäjä korjaa kaikki epätäsmälliset tai virheelliset tiedot viivytyksettä, kuitenkin yhden (1) kuukauden kuluessa asiaa koskevasta pyynnöstä.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietojen käsittelyä tai poistaa poistettavaksi pyydetyt tiedot viivytyksettä, kuitenkin yhden (1) kuukauden kuluessa asiaa koskevasta pyynnöstä, mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lakiin perustuvaa velvoitetta käsitellä tai säilyttää näitä tietoja. 

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Silloin kun tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot siirretyiksi toiselle rekisterinpitäjälle, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen. Tiedot annetaan yleisesti käytetyssä tai koneluettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä siirtää tiedot suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. 

Rekisterinpitäjä siirtää tiedot viivytyksettä, kuitenkin viimeistä yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnöstä.

Tietojen siirtäminen edellyttää kuitenkin, että siirtäminen ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Mahdolliset tietopyynnöt, pyynnöt käyttää rekisteröityjen oikeuksia tai pyynnöt saada jäljennös tiedoista pyydetään osoittamaan: 
Koja-Yhtiöt Oy, PL 351, 33101 Tampere, tietosuoja@koja.fi

Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla.

Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyynnön toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Automatisoidut yksittäispäätökset, mukaan lukien profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee sellaisia päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat häneen merkittävästi. 

Oikeus saada asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän häntä koskeva henkilötietojen käsittely on rikkonut tietosuojalainsäädäntöä.  

Tietosuojaviranomaisena Suomessa toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Lisätiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää liittyen rekisterinpitäjän suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä tämän tietosuojaselosteen alussa ilmoitetuilla yhteydenottotavoilla. Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 8.6.2021.

Työnhakijarekisteri

Käytössämme on Koja Groupin yhteinen Teamtailor-urasivusto. Tutustu rekrytoinnin tietosuojakäytäntöön täällä.